Um dos grandes obstáculos para a boa gestão corporativa é o de organizar a grande quantidade de planilhas, documentos, contas, registros, contratos e demais papéis, sem um controle centralizado. Com a transformação digital e os dados assumindo um papel de protagonismo para a gestão, a organização desses documentos passa a ser primordial e a boa notícia é que isso se torna muito mais fácil quando a empresa conta com o GED.
GED é uma sigla que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e que, na prática, consiste na junção de um conjunto de sistemas e tecnologias que permite o armazenamento, a indexação, o processamento, o compartilhamento e o backup de documentos corporativos — valendo tanto para documentos impressos quanto para os digitalizados. O principal objetivo do GED é centralizar os dados do negócio, facilitando o acesso e a criação de indicadores e métricas.
Qual é o papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos nas empresas?
Podemos dizer que o principal papel do GED nas corporações é o de viabilizar a imersão na transformação digital no que tange a organização e a análise de dados. Nisso, estão englobados todos os documentos, desde dossiês, contratos, relatórios, arquivos e demais papéis, que, mesmo digitalizados, podem ser organizados com o GED. A partir dessa organização, os dados passam a ficar disponíveis para a consulta em tempo real.
Quando falamos de documentos, não estamos nos referindo apenas a textos, mas a todos os tipos de arquivos nos mais diferentes formatos, como gravações em áudio, vídeo, imagens e demais formatos. O conceito é a centralização de todas as informações em um único ambiente digital.
Quais as principais tecnologias relacionadas ao GED?
A gestão eletrônica de documentos é estruturada a partir de várias tecnologias, que são os módulos que fazem parte do sistema de gestão, que por sua vez dá a base para esses processos. Entre os principais módulos que podem compor a GED, podemos destacar:
- Document Management — é a tecnologia que viabiliza a gestão de documentos, permitindo a criação, revisão e exclusão de documentos;
- Cold/ERM — tecnologia responsável pelos relatórios, controlando desde a indexação desses documentos, armazenamento, gerenciamento e recuperação;
- Forms Processing — tecnologia utilizada para o processamento de dados, responsável por fazer a ligação deles com os campos do banco de dados.
- BPM/workflow — tecnologia que viabiliza o gerenciamento de processos dentro da empresa, organizando a delegação de tarefas.
Quais as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Um ponto importante que devemos considerar em relação ao GED é o fato dele ser uma estrutura importante quando o assunto é a gestão de conhecimento de um negócio. Isso porque a empresa passa a ter uma maior transparência, o que garante uma melhor mensuração dos resultados, execução de processos e projeção de melhorias.
Veja a seguir quais são as vantagens práticas que a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer para a sua empresa.
Contribui para a redução de gastos
Sem dúvidas, uma das vantagens mais marcantes que o GED traz para uma empresa é a redução de custos, pois promove processos muito mais enxutos. Além da economia de tempo, pela centralização de dados e facilitação de acesso, há a redução na produção de insumos físicos e de erros que podem gerar retrabalhos.
A empresa passa a ter mais espaço disponível
Quando a empresa adota a gestão eletrônica de documentos, prioriza a produção digital de arquivos — além de digitalizar os antigos. O resultado é a dispensa de arquivos físicos, tanto para documentos antigos quanto para a produção de novos, o que resulta em mais espaço físico disponível.
Contribui para a preservação da memória da empresa
Como os documentos ficarão arquivados de forma digital, em servidores seguros e com backup, você garante a preservação do patrimônio da empresa a longo prazo. Isso porque, ao adotar o GED, você passa a ter um controle sobre a versão dos documentos conforme são editados, o que contribui em momentos de auditorias, por exemplo.
Facilita a recuperação de documentos
Uma das grandes preocupações de empresas que produzem muita documentação em seus processos, como é o caso das Corretoras de Seguros, é com a perda, dano ou extravio desses documentos.
Ao seguir as diretrizes do GED, a empresa passa a ter o acesso facilitado aos documentos, de forma rápida e desburocratizada, os relatórios, as notas e os contratos passam a ser armazenados digitalmente em locais seguros e bem definidos.
Facilita o gerenciamento à distância
Uma das mudanças que a pandemia do novo coronavírus trouxe para ficar é a adoção do trabalho remoto. O que era uma medida para reduzir a circulação e aglomeração de pessoas está se tornando fixa em várias empresas, e para que isso seja possível, é necessário a adoção de boas plataformas digitais.
O GED vem para facilitar o acesso a contratos, documentos e demais dados importantes para o trabalho diário de forma remota, graças à computação em nuvem. Assim, os profissionais podem manter o mesmo rendimento que teriam trabalhando no escritório.
Permite um maior controle de acesso a usuários
Pelo bem da segurança de dados é importante que os colaboradores tenham acesso aos dados que são necessários à execução de seu trabalho e esse acesso precisa ser controlado. Infelizmente, a maior parte dos problemas de segurança nas empresas são causados por falhas humanas. Sendo assim, o controle de acesso além de resguardar informações sigilosas, facilita o rastreamento em caso de problemas.
Como a Ololu Plataforma Digital pode ajudar a sua Representação com o GED?
Com o intuito de transformar o dia a dia dos Vendedores de Consórcio, com mais produtividade, segurança e melhoria dos resultados, a Ololu desenvolveu a Plataforma Digital, uma ferramenta que traz uma série de recursos, dos quais se destacam a gestão eletrônica de documentos.
Com ela, você terá controle total das informações relevantes para o seu negócio, com acessibilidade, controle de processos, de acessos e notificações relacionadas aos documentos anexados.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de contar com um bom Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com o GED a sua Representação de Consórcio entrará de vez na transformação digital, reduzindo custos, aumentando a segurança e facilitando o acesso aos dados.